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1.‐ En la oficina de Dirección se llevará una ficha y se abrirá un expediente para cada uno
de los funcionarios del Establecimiento. En la ficha deberá constar: nombre y apellidos,
estado, cargo, categoría y clase, fechas de nacimiento e ingreso en el Cuerpo, de
nombramiento, posesión, cese, número del expediente personal, recompensas y
correcciones. Cuando el funcionario sea trasladado se remitirá su ficha al Director de la
Prisión de destino.
En el expediente personal se irán anotando, por orden de fechas, cuantas vicisitudes de
carácter oficial hagan referencia al mismo, desde su nombramiento al cese, uniéndose todos
los documentos que se reciban, en primer lugar la copia certificada de su título, con las
diligencias que en el mismo figuren. Todas las notas del expediente llevarán la firma del
Director.
2.‐ En los libros de entrada y salida de comunicaciones y documentos se anotarán todos
los que se reciban o salgan de la Prisión, numerados correlativamente, escribiendo el
respectivo número en el documento y estampando en el mismo el sello de entrada o salida.
La numeración se renovará en l.º de enero.
3.‐ Los partes reglamentarios del servicio, las relaciones diarias de encargos de
comunicaciones orales y escritas de los reclusos con el público o con sus Abogados
defensores, así como las órdenes de la Dirección, se archivarán en legajos mensuales por
orden de fechas. Los documentos que se reciban y deban quedar en la oficina de Dirección,
sin trámite ulterior, se archivarán por anualidades, habiendo un legajo diferente por cada
una de las Autoridades de que procedan.
4.‐ Los libros de ingreso y filiación, con sus índices alfabéticos correspondientes, serán
distintos, según la clase y condición legal de los recluídos. Existirán los ficheros generales y
parciales que la buena marcha de los servicios requiera, y contendrán los datos que su
finalidad y práctica aconsejen.
5.‐ En los expedientes procesales y penales se unirán sucesivamente, respecto de cada
recluso, todos los documentos que a éste se refieran, haciendo un extracto breve de los
mismos en la casilla de «vicisitudes» e inscribiendo solamente en las hojas correccionales lo
de carácter penitenciario.
Toda anotación en los expedientes irá autorizada con la firma del funcionario de la
oficina, la del Subdirector y el visto bueno del Director.
Si un individuo ingresare de nuevo no se le abrirá otro expediente, sino que han de
continuarse las anotaciones en el que tuviere ya abierto.
6.‐ La redacción de fichas para los registros índice y fisiotécnico de la Dirección General
de Prisiones comprenderá los siguientes: