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1) La Estadística general clasificada de los internos existentes a las 24 horas del día último de cada mes, que se remitirá al
Centro directivo el día 1 del siguiente. Deberá ir acompañada de:
a) Movimiento de la población reclusa por edades y situaciones, con expresión de las altas y bajas habidas, en el mes.
b) Relación nominal de los internos por los tipos de delitos que en cada caso solicite el Centro directivo.
c) Movimiento de altas y bajas de libertades condicionales.
2) Las hojas de condena de todos los penados cuando se reciba el testimonio de sentencia y liquidación de condena.
3) La Estadística de los permisos concedidos en el mes con expresa indicación de los beneficiarios.
6º El archivo de documentos, para lo cual recabará mensualmente de las otras oficinas los que al mismo hayan de ser
destinados, excepto los de Dirección. Se formarán legajos anuales con las separaciones convenientes según los asuntos. Los
expedientes de baja se irán agrupando ordenadamente por estantes y legajos, disponiéndose de fichas alfabéticas y libro de
archivo, con las indicaciones precisas para su pronta localización.
7º Las agendas para anotación de fechas de licenciamiento definitivos; cumplimientos de la 1ª, 3ª y 4ª parte de la
totalidad de las condenas; revisiones de clasificación, y cualquier otro dato que pueda ser exigible con arreglo a las normas
de este Reglamento.
8º Todas las comunicaciones de la Oficina de Régimen llevarán la rúbrica del Subdirector y la firma del Director, y las
certificaciones, la firma del Subdirector como responsable del servicio y el visto bueno del Director.
En los documentos, informes y propuestas de la Junta de Régimen y Administración, el Subdirector cuidará de la exactitud
de todos los datos penales, procesales y penitenciarios integrados en los mismos.
Artículo 337.
En las Oficinas de los Equipos de Observación y Tratamiento se formalizarán:
1º El fichero de cuantos internos ingresen en el establecimiento con los datos de filiación y los que hagan referencia a la
clasificación inicial en el mismo y modificaciones posteriores.
2º Los protocolos de los internos, que se abrirán con los datos de filiación, de los mismos y constarán de 3 partes, que se
diligenciarán, respectivamente, en las fases de detención, cumplimiento y reinserción social:
a) En la parte correspondiente a la fase de detención se incluirán ordenadamente todos los documentos e impresos que
recojan las informaciones referentes al sujeto observado, procurándose con este fin una constancia escrita de todas ellas,
incluso de las procedentes de entrevistas y de observación del comportamiento. Asimismo, se incluirán copias de las
resoluciones y acuerdos sobre clasificación interior y de las propuestas razonadas de destino. Existirá en esta parte una hoja
de anotaciones en que se irán resumiendo por orden cronológico todos los documentos e impresos citados.
b) La parte del protocolo correspondiente a la fase de cumplimiento se iniciará con un resumen que, previo al estudio de
la documentación de la fase de detención, emitirá, como conclusión de ella, el Equipo de Tratamiento, haciéndose constar a
continuación los estudios, e informaciones complementarias que éste juzgue pertinentes realizar, el programa de
tratamiento acordado, la distribución de las tareas entre los distintos miembros de Equipo y entre los Educadores, la
asignación a grupo y subgrupo, los cambios en esta asignación y en el tratamiento programado, los informes periódicos y
extraordinarios de los Educadores, el informe anual que preceptivamente se debe enviar al Centro directivo y los acuerdos
sobre progresión y regresión de grado. Se terminará la parte del protocolo correspondiente a esta fase con la
documentación correspondiente al juicio pronóstico final.
c) Aprobada la libertad condicional de un penado, el protocolo será enviado al organismo de la Comisión de Asistencia
Social correspondiente a la provincia en que el liberto fije su residencia, quien lo conservará e irá formando la 3ª y última
parte del mismo, anotando el resumen de los informes recibidos sobre la conducta y actividades de aquél y, en especial, las
procedentes del funcionario encargado de la vigilancia del liberado y del Asistente Social. Llegado el momento de libertad
definitiva o, en su caso, la revocación de la libertad condicional, se hará constar en el protocolo y se enviará éste al Centro
de cumplimiento de procedencia, sin perjuicio de que en la Comisión se conserve un extracto del mismo, en el que se